Projets — le tableau de l'activité en cours : une ligne par projet, filtrable par statut et par structure (Studio/Production). N pour en créer un, / pour rechercher par nom.

Planning — une grille personne × semaine. On affecte des projets case par case, on pose des congés/absences, et on repère les jalons de mise en production. / pour retrouver une personne, T pour revenir à la semaine en cours, ←/→ pour naviguer de semaine en semaine.

Personnes — le détail de ce que fait chacun sur une semaine donnée. Mêmes raccourcis de navigation que le Planning (T, ←, →).

Inactifs le temps de taper dans un champ. Rappel accessible à tout moment avec ?.

Commande /planning, utilisable dans n'importe quel canal où le bot est présent :

Messages automatiques, sans action requise : rappel chaque vendredi 10h + digest de la semaine suivante, alerte dès qu'une semaine bascule en surcharge, alerte de mise en production à J-3 et le jour même, et un récapitulatif d'activité tous les jours à 12h00.

Pourquoi cet outil

Le Dashboard est un outil interne conçu pour centraliser le suivi des projets et de l'équipe chez Upian. L'idée de départ était simple : éviter les fichiers Excel éparpillés et les tableaux de bord trop génériques. À la place, un outil fait sur-mesure pour nos besoins, qu'on peut faire évoluer à la demande, sans dépendre d'un prestataire ou d'un abonnement SaaS. Il couvre aujourd'hui le suivi des projets, la planification de l'équipe semaine par semaine, le suivi des congés — saisis à la main ou lus automatiquement depuis un Google Agenda — et un système de comptes pour distinguer qui peut consulter et qui peut modifier.

Les pages

Projets — Le précap de l'activité Upian, sous forme de tableau. Chaque ligne représente un projet : icône, nom, description, équipe en pastilles colorées (responsable mis en évidence), et date de mise en production affichée en relatif ("Dans 8j", "Hier") plutôt qu'une date brute. Les projets d'un même client sont reliés par un filet coloré, le nom du client n'étant écrit qu'une fois en regard du groupe. Une fiche projet peut aussi porter un lien vers un planning externe (Google Sheet…), et afficher les réservations de salle de montage ou les formations lues depuis un Google Agenda. Filtrage par statut (en cours, en pause, terminé) et par structure (Studio/Production) depuis la barre du haut.

Planning — La vue d'allocation de l'équipe dans le temps. Chaque ligne est une personne, chaque colonne une semaine. On affecte des projets case par case (glisser-déposer d'une semaine à l'autre, Alt/Option pour copier au lieu de déplacer), on pose des congés (jour entier, matinée ou après-midi), et on repère en tête de tableau (ligne « Release ») les semaines où un projet passe en mise en production. Une affectation peut être recopiée sur les semaines suivantes en une fois, et marquée comme provisoire (fond ambré et sablier) tant qu'elle n'est qu'une hypothèse. Le tableau signale les jours fériés en tête de colonne et alerte lorsqu'une personne a plus de jours affectés que de jours ouvrables. On navigue d'une année à l'autre, et le planning se prolonge d'une année à la demande. Les semaines passées ou trop lointaines peuvent être masquées pour se concentrer sur le présent. Un lien de partage en lecture seule (filtré par projet, personne ou métier, accessible sans connexion) peut être généré depuis le menu d'export, pour partager une vue ciblée sans exposer tout le planning.

Personnes — Une vue de détail, personne par personne, sur une semaine donnée : ce que fait chacun précisément cette semaine-là. Les personnes absentes toute la semaine y apparaissent grisées. Plus lisible que la grille du Planning pour une vision opérationnelle au quotidien.

Travailler à plusieurs

L'outil signale en direct qui édite quoi. Une case du Planning ou une fiche projet ouverte par quelqu'un d'autre s'entoure d'un halo ambré, avec un stylo animé et le prénom de la personne ; la case qu'on édite soi-même est au contraire mise en avant au-dessus du voile, pour rester lisible pendant la saisie. Ouvrir quelque chose de déjà pris demande confirmation, mais reste toujours possible : un verrou strict laisserait une case inaccessible après un onglet fermé brutalement. Rien n'est donc jamais bloqué — tout se libère seul au bout d'une trentaine de secondes, et si le serveur est injoignable l'édition continue normalement, seul le signal disparaît. La pastille verte du bandeau indique le nombre de personnes connectées, et la liste au survol.

Calendriers Google

Des agendas Google existants peuvent être connectés depuis Réglages → Calendriers Google, via leur adresse iCal. La lecture est à sens unique : Précap affiche leur contenu mais n'y écrit jamais et n'y crée aucun événement. Les événements marqués [off] deviennent des congés (les demi-journées comptent pour une demi-journée) ; ceux qui mentionnent un cours ou une formation se rattachent à un projet. Quand un nom ou un intitulé ne correspond à rien de connu, il n'est jamais deviné : il remonte dans une pastille « à associer » sur le Planning, où on le rattache d'un clic — l'association vaut ensuite pour toutes ses occurrences, passées et futures.

Qui peut faire quoi

L'accès à l'outil (Projets, Planning, Personnes) nécessite de se connecter avec un compte Google @upian.com. Trois rôles : lecteur (consultation), éditeur (peut aussi ajouter un projet, remplir une case de planning, poser des congés) et admin (gère en plus le rôle de chaque adresse). Un premier login attribue automatiquement le rôle lecteur ; les rôles se gèrent ensuite dans Réglages → Comptes.

Comment c'est fait

Le Dashboard est un fichier unique — index.html — qu'on ouvre directement dans un navigateur, sans application à installer ni mise à jour à gérer. Toute la logique (structure, style, interactions) tient dans ce seul fichier. C'est un choix volontaire : ça reste simple à partager, à copier, à modifier.

Les données — projets, planning, comptes — sont stockées sur un petit serveur hébergé chez Infomaniak, sous forme de fichiers. Le navigateur les récupère à l'ouverture et les envoie à chaque modification ; une synchronisation automatique toutes les 20 secondes permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sans se marcher dessus — silencieuse tant que rien n'a changé, elle ne se signale que lorsqu'une modification faite ailleurs vient d'être récupérée.

Le site a été entièrement conçu et développé en collaboration avec Claude, l'intelligence artificielle d'Anthropic, session par session depuis début 2026, à partir des besoins concrets exprimés par Baptiste. Chaque fonctionnalité a été discutée, testée et ajustée au fur et à mesure — sans équipe technique dédiée.